Perbedaan Pandangan dalam fungsi manajemen

PERBEDAAN PANDANGAN DALAM FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Fungsi-Fungsi Manajemen :

I.     Nickels. McHugh and McHugh

Fungsi-fungsi manajemen sebagaimana diterangkan oleh Nickels. McHugh and McHugh (1997), terdiri dari empat fungsi, yaitu:

Ø  Perencanaan atau Planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

Ø  Pengorganisasian atau Organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

Ø  Pengimplementasian atau Directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

Ø  Pengendalian dan Pengawasan atau Controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan.

II.     JAMES AF  STONER

Fungsi manajemen menurut Stoner antara lain:

Planning

Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran akhir tertentu.

Organizing

Organizing (pengorganisasian) adalah proses mengorganisasikan dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

Ø  Mengambil keputusan

Ø  Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan

Ø  Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

Ø  Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta

Ø  Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.

Reporting

Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

1

III.      GEORGE R TERRY.

 

Planning ( Perencanaan )

Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perluuntuk mencapai sasaran tadi atau Proses perencanaan (Planning)Perencanaan adalah proses mentapkan sasaran atau tujuan dan tindakan yang perlu untuk mencapai tujuan(goal) tersebut.

Organizing (Mengorganisasikan)

Mengorganisasikan adalah proses mempekerjakan dua orang atau lebih untuk  bekerjasama dalam cara terstruktur guna mencapai sasaran specific atau beberapa sasaran dalam kata lain mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya diantara anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai tujuan mereka.

Aktual (Actuating) Menggerakkan

Mengerakkan atau actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara brsama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal in yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

Controlling

Controlling(Pengendalian)adalah suatu proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan dalam arti seorang manajer harus yakin tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi benar-benar menggerakkan organisasi kearah tujuan yang telah dirumuskan.

IV.      LUTHER GULLICK

Perencanaan (Planning)

Kegiatan seorang manejer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana, berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencanaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1) Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2) Mengapa tindakan itu harus dikerjakan ?
3) Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4) Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5) Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6) Bagaimana cara melaksanakan tindakan itu ?

Organisasi (Organizing)

Pengorganisasian atau Organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur tersebut. Pengorganisasian bertujuan membagi satu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

Staf (Staffing)

Staf merupakan suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisai sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

Pengarahan (Directing/Commanding)

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasinya.

Koordinasi (Coordinating)

Koordinating atau pengkoordinasian merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.

Laporan (Reporting)

Adalah suatu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pimpinan yang lebih tinggi.

Pengendalian (Controlling)

Pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang 

2

telah digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan. Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai dan mengndalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah dmi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

Harold Koontz and Cyril O’Donnell

1.       Perencanaan (planning)Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan starategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

2.       Pengorganisasian (organizing)Proses yang menyangkut bagaimana starategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan diatur dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan dapat bekerja secara efektif.

3.       Staf (Staffing) merupakan suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

4.       Pengimplementasian (directing)Proses pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasinya.

5.       Pengendalian dan pengawasan (controlling)Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bias berjalan sesuai targetyang diharapkan.

3

Project Mangement

PROJECT MANAGEMENT

Project management is the discipline of planning, organizing, securing, and managing resources to achieve specific goals. A project is a temporary endeavor with a defined beginning and end (usually time-constrained, and often constrained by funding or deliverables), undertaken to meet unique goals and objectives, typically to bring about beneficial change or added value. In practice, the management of these two systems is often quite different, and as such requires the development of distinct technical skills and management strategies. As a discipline, project management developed from several fields of application including civil construction, engineering, and heavy defense activity. Two forefathers of project management are Henry Gantt, called the father of planning and control techniques, who is famous for his use of the Gantt chart as a project management tool (alternatively Harmonogram first proposed by Karol Adamiecki); and Henri Fayol for his creation of the five management functions that form the foundation of the body of knowledge associated with project and program management.

The traditional approach

A traditional phased approach identifies a sequence of steps to be completed. In the "traditional approach", five developmental components of a project can be distinguished (four stages plus control):

Typical development phases of an engineering project

Processes of The Project Management

Traditionally, project management includes a number of elements: four to five process groups, and a control system. Regardless of the methodology or terminology used, the same basic project management processes will be used. Major process groups generally include: initiation, planning or development, production or execution, monitoring and controlling, closing.

Initiating

The initiating processes determine the nature and scope of the project. If this stage is not performed well, it is unlikely that the project will be successful in meeting the business’ needs. The key project controls needed here are an understanding of the business environment and making sure that all necessary controls are incorporated into the project. Any deficiencies should be reported and a recommendation should be made to fix them.

The initiating stage should include a plan that encompasses the following areas:

• analyzing the business needs/requirements in measurable goals
• reviewing of the current operations
• financial analysis of the costs and benefits including a budget
• stakeholder analysis, including users, and support personnel for the project
• project charter including costs, tasks, deliverables, and schedule

Planning and Design

After the initiation stage, the project is planned to an appropriate level of detail. The main purpose is to plan time, cost and resources adequately to estimate the work needed and to effectively manage risk during project execution. As with the Initiation process group, a failure to adequately plan greatly reduces the project's chances of successfully accomplishing its goals.

Project planning generally consists of:

• determining how to plan
• developing the scope statement;
• selecting the planning team;
• identifying deliverables and creating the work breakdown structure;
• identifying the activities needed to complete those deliverables and networking the activities in their logical sequence;
• estimating the resource requirements for the activities;
• estimating time and cost for activities;
• developing the schedule;
• developing the budget;
• risk planning;
• gaining formal approval to begin work.

Additional processes, such as planning for communications and for scope management, identifying roles and responsibilities, determining what to purchase for the project and holding a kick-off meeting are also generally advisable. For new product development projects, conceptual design of the operation of the final product may be performed concurrent with the project planning activities, and may help to inform the planning team when identifying deliverables and planning activities.

Executing

Executing consists of the processes used to complete the work defined in the project plan to accomplish the project's requirements. Execution process involves coordinating people and resources, as well as integrating and performing the activities of the project in accordance with the project management plan. The deliverables are produced as outputs from the processes performed as defined in the project management plan and other frameworks that might be applicable to the type of project at hand.

Monitoring and Controlling

Monitoring and controlling consists of those processes performed to observe project execution so that potential problems can be identified in a timely manner and corrective action can be taken, when necessary, to control the execution of the project. The key benefit is that project performance is observed and measured regularly to identify variances from the project management plan.

Monitoring and controlling includes:

• Measuring the ongoing project activities ('where we are');
• Monitoring the project variables (cost, effort, scope, etc.) against the project management plan and the project performance baseline (where we should be);
• Identify corrective actions to address issues and risks properly (How can we get on track again);
• Influencing the factors that could circumvent integrated change control so only approved changes are implemented

Closing

Closing includes the formal acceptance of the project and the ending thereof. Administrative activities include the archiving of the files and documenting lessons learned.

This phase consists of:

• Project close: Finalize all activities across all of the process groups to formally close the project or a project phase.
• Contract closure: Complete and settle each contract (including the resolution of any open items) and close each contract applicable to the project or project phase.

= THE END AND THANK’S =

QUESTIONS

1.       What the meaning of project management?

2.       Who are the forefathers of project management?

3.       In the "traditional approach", five developmental components of a project management. What is that?

4.       What is the meaning of initiating in project management ?

5.       What useful of planning and design in project management? How is it did not performed?

6.       Why people must coordinated in project management performed? (See the executing stage).

7.       Is monitoring and controlling important in project management performance?

8.       How to perform monitoringand controlling in project management activation?

9.       What meaning of the closing?

10.    How to analyze the business needs? Explain it details with use your own words!